Pembatalan pesanan dapat membuat tim kehilangan tanggal yang sudah ditahan dan biaya persiapan yang sudah keluar. Pelanggan juga membutuhkan kepastian tentang dana yang kembali. Kebijakan pembatalan booking rental perlu menjelaskan kedua sisi ini sebelum pembayaran diterima.
Tentukan kejadian yang diatur
Bedakan pembatalan oleh pelanggan, ketidakhadiran saat pengambilan, pembatalan oleh penyedia, dan perubahan jadwal. Masing-masing dapat membutuhkan penyelesaian berbeda. Jangan memakai satu kalimat uang hangus untuk seluruh situasi.
Cantumkan kanal pembatalan yang diterima dan kapan permintaan dianggap masuk. Jika admin bekerja pada jam tertentu, jelaskan waktu layanan serta cara pelanggan meninggalkan permintaan di luar jam tersebut.
Hubungkan biaya dengan pekerjaan nyata
Petakan biaya persiapan yang tidak dapat dipulihkan, misalnya pemesanan transportasi atau tenaga pemasangan yang sudah terikat. Tetapkan kebijakan yang proporsional dan dapat dijelaskan. Untuk kontrak bernilai besar, minta peninjauan pihak yang memahami hukum konsumen dan perjanjian yang berlaku.
| Tahap pesanan | Hal yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Belum terkonfirmasi | Apakah jadwal sudah ditahan? |
| Sudah terkonfirmasi | Apakah ada biaya persiapan yang keluar? |
| Barang sudah dikirim | Bagaimana biaya perjalanan dan penarikan? |
| Penyedia tidak dapat memenuhi | Apa pengganti atau pengembalian dana yang ditawarkan? |
Jelaskan pilihan pindah jadwal
Reschedule memerlukan pengecekan stok pada tanggal baru. Jelaskan apakah perubahan tarif berlaku, berapa kali perubahan dapat diajukan menurut kebijakan usaha, dan bagaimana selisih pembayaran diselesaikan.
Catat keputusan dan refund
Catat alasan pembatalan, jumlah dana yang diterima, rincian biaya yang diperhitungkan, serta jumlah yang dikembalikan. Beri pelanggan perkiraan penyelesaian yang dapat dipenuhi tim. Simpan bukti transfer dan konfirmasi penerima.
Pisahkan refund uang muka dari pengembalian deposit. Pelajari perbedaan uang muka dan deposit, lalu masukkan ringkasan kebijakan ke surat perjanjian sewa.
