Dalam rental alat pesta, jadwal sewa tidak berhenti pada jam acara. Tim perlu memuat barang, mengantar, memasang, menunggu waktu bongkar, dan menghitung kembali perlengkapan. Semua tahap tersebut memakai stok serta tenaga.
Penawaran yang hanya mencantumkan tanggal acara membuat admin sulit melihat kebutuhan pekerjaan sebenarnya. Mulai dari daftar barang dan urutan kegiatan lapangan.
Ubah kebutuhan acara menjadi daftar barang
Minta jenis acara, jumlah kebutuhan, denah bila tersedia, dan layanan yang diharapkan. Bedakan jumlah tamu dari jumlah perlengkapan yang diminta. Konfirmasikan kebutuhan kursi, meja, kain, atau perlengkapan lain dengan penyelenggara.
Tuliskan spesifikasi, jumlah, serta penggantian yang dapat diterima. Jangan mengganti model atau warna tanpa persetujuan jika pilihan tersebut memengaruhi rancangan acara.
Periksa lokasi dan jadwal kerja
Konfirmasi akses kendaraan, area bongkar muat, lantai tempat acara, dan batas jam kerja lokasi. Untuk perlengkapan yang memerlukan pemasangan teknis, gunakan petugas yang kompeten dan koordinasikan persyaratan lokasi.
| Waktu | Yang perlu disepakati |
|---|---|
| Barang tiba | Akses kendaraan dan penerima |
| Pemasangan | Area siap kerja dan batas selesai |
| Acara | Penanggung jawab di lokasi |
| Pembongkaran | Izin mulai dan batas keluar |
| Kembali ke gudang | Petugas penerima serta pemeriksaan |
Siapkan daftar muat serta penerima
Gunakan daftar muat yang terhubung dengan pesanan. Petugas memeriksa jumlah sebelum kendaraan berangkat dan mencocokkannya saat turun di lokasi. Catat penerima yang berwenang menyetujui penyerahan.
Jelaskan apakah paket mencakup pemasangan, penjagaan, atau hanya pengiriman. Perbedaan ini memengaruhi jumlah petugas dan biaya penawaran.
Hitung kembali setelah acara
Pisahkan barang lengkap, kotor, rusak, dan belum ditemukan sebelum muatan pulang. Catat selisih bersama penanggung jawab lokasi bila memungkinkan. Setelah tiba di gudang, selesaikan pemeriksaan dan jangan langsung memasukkan seluruh jumlah ke stok siap.
Untuk menjaga jadwal acara berurutan, gunakan pencegahan double booking. Lengkapi biaya penawaran dengan cara menentukan harga sewa dan lihat halaman rental alat pesta.
